Logiciel de gestion de stock pour bar
Bouteilles entamées, fûts, casse et coulage : ce qui rend le stock d'un bar différent de celui d'un commerce, et comment le tenir sans y passer les dimanches.
Un bar ne gère pas un stock, il en gère trois : ce qui est fermé en réserve, ce qui est ouvert au comptoir, et ce qui est en tirage. Les logiciels de gestion de stock généralistes ne connaissent que le premier. C'est pour ça qu'ils sont abandonnés au bout de trois semaines.
Les quatre choses qui rendent un bar différent
1. La bouteille entamée
Une bouteille de gin ouverte n'est ni en stock ni consommée. Sur une carte de cocktails, la moitié de la valeur du bar est dans des bouteilles entamées. Si l'outil ne compte qu'en unités entières, l'inventaire est faux dès la première semaine — et faux dans le sens qui vous arrange, ce qui est pire, parce que vous croyez avoir plus que vous n'avez.
La règle qui tient dans le temps : compter au quart. Une bouteille se note 1, ¾, ½ ou ¼. C'est assez précis pour valoriser une réserve, assez rapide pour ne pas décourager celui qui compte.
Dans MonStock, le pas des boutons − et + se règle sur 1, ½ ou ¼ en haut de la liste des produits. On retire un quart de bouteille en un geste, sans passer par un clavier.
2. Le fût en tirage
Un fût branché se vide sans que personne ne l'enregistre. Deux méthodes seulement survivent à l'usage : soit un compteur sur la ligne, soit — bien plus courant — on considère le fût comme sorti du stock au moment où on le branche. La deuxième introduit un décalage d'un fût, mais un décalage constant, donc invisible dans les écarts d'un mois sur l'autre.
3. La casse et le coulage
Un verre cassé, une tournée offerte, un dosage généreux : ce sont des sorties de stock qui ne passeront jamais par la caisse. Tant qu'elles ne sont pas enregistrées, elles ressemblent à du vol. Un bar honnête qui n'enregistre pas sa casse finit par soupçonner son équipe.
Enregistrez-les comme des sorties avec un motif — « casse », « offert », « maison ». Le jour où un écart apparaît, vous saurez ce qui est expliqué et ce qui ne l'est pas.
4. La rotation à deux vitesses
Une pression tourne quarante fois plus vite qu'un digestif. Un seuil de réapprovisionnement unique pour tout le bar n'a aucun sens : il déclenche des alertes inutiles sur les alcools lents et arrive trop tard sur les softs. Chaque référence a le sien.
| Famille | Rotation | Seuil typique |
|---|---|---|
| Bière pression | Très rapide | 2 fûts |
| Softs, eaux, tonics | Rapide | 1 semaine de conso |
| Vin au verre | Moyenne | 6 à 12 bouteilles |
| Spiritueux de carte | Lente | 1 bouteille d'avance |
| Digestifs, rareté | Très lente | Aucun seuil, à vue |
L'inventaire du bar en vingt minutes
L'inventaire est abandonné quand il prend deux heures, pas quand il est difficile. Ce qui le rend long, ce n'est pas de compter : c'est de faire des allers-retours entre la réserve et un ordinateur.
- Toujours le même parcours : réserve du fond, puis chambre froide, puis arrière-bar, puis comptoir. Le même ordre à chaque fois, sinon on oublie une étagère un mois sur deux.
- Compter avec le téléphone en main, en corrigeant directement la quantité affichée. Pas de feuille intermédiaire — c'est la feuille qui se perd.
- Les bouteilles entamées au quart, avec la même règle que le mois dernier.
- Regarder les écarts le lendemain, à froid. Un écart lu en pleine réserve à minuit ne mène à aucune décision.
Ce qu'on regarde vraiment, une fois que le stock est tenu
Tenir le stock n'est pas un but. Trois chiffres justifient le temps passé :
- La valeur immobilisée. Ce que la réserve représente en euros au prix d'achat. C'est de la trésorerie qui dort — et souvent la première surprise quand on la mesure pour la première fois.
- Les ruptures évitées. Une rupture de soft un samedi soir, c'est une vente perdue et un client qui commande autre chose, ou rien.
- L'écart entre les ventes et les sorties de stock. C'est là que se voient la casse non déclarée, les dosages larges et le reste.
Questions fréquentes
Comment compter une bouteille entamée à l'inventaire ?
Au quart le plus proche, à l'œil, en tenant la bouteille à hauteur d'épaule. Personne ne pèse ses bouteilles en fin de service et une balance ne rentabilise pas le temps qu'elle coûte. Ce qui compte n'est pas d'être juste à 3 cl près sur une bouteille, c'est d'appliquer la même règle à chaque inventaire : une erreur constante s'annule d'un mois sur l'autre, une règle qui change ne s'annule jamais.
Faut-il gérer un fût en tirage comme une bouteille ?
Non. Un fût branché se vide en continu et sa contenance restante n'est pas observable sans compteur. La pratique qui marche : compter les fûts pleins en réserve comme des unités, et traiter le fût en tirage comme consommé dès qu'il est branché. Le décalage est d'un fût au maximum, il est constant, et il évite d'inventer un chiffre chaque semaine.
Quel seuil de réapprovisionnement pour une bière pression ?
Consommation moyenne par jour multipliée par le délai de livraison du fournisseur, plus une marge pour le week-end. Un bar qui tire deux fûts par semaine avec un brasseur qui livre le mardi ne descend jamais sous deux fûts d'avance. Le calcul détaillé est expliqué dans la page sur le seuil de réapprovisionnement.
Comment repérer le coulage ?
En comparant ce que la caisse a vendu à ce que le stock a perdu, sur une période assez longue pour que le bruit s'efface — un mois, pas une soirée. Un écart régulier de 5 à 10 % sur une référence précise, alors que les autres sont justes, ne s'explique ni par la casse ni par l'erreur de comptage.
Pour le détail du calcul des seuils, voir la page sur le seuil de réapprovisionnement. Pour la méthode de comptage complète, faire son inventaire.