Logiciel de gestion de stock pour un commerce

Boutique, épicerie, magasin de quartier : beaucoup de références, peu de temps, et un inventaire qu'on repousse. Comment tenir son stock entre deux clients.

Dans un commerce de détail, le stock ne disparaît pas d'un coup : il s'érode. Trois articles rendus et remis en rayon sans que personne ne les repasse en entrée, une casse qu'on balaie sans la noter, un carton de réassort ouvert en réserve et à moitié monté en rayon. Chaque geste est minuscule. Au bout de six mois, le fichier dit dix-huit et il en reste onze — et c'est le fournisseur qui vous l'apprend, le jour où vous lui commandez ce que vous aviez déjà.

Le vrai coût d'une rupture en boutique

Il ne se mesure pas au prix de l'article manquant. Un client entré pour une référence précise et reparti sans elle n'a pas acheté que celle-là : il n'a rien acheté du tout, et il a appris que chez vous, ce produit n'est pas sûr. C'est la raison pour laquelle un commerce a intérêt à sur-protéger un tout petit nombre de références — celles qui font venir — et à laisser le reste vivre au jugé.

Le tri qui marche. Prenez votre chiffre d'affaires par référence sur trois mois et rangez-le du plus gros au plus petit. Le haut de la liste, jusqu'à ce que vous atteigniez les trois quarts du chiffre, c'est ce qu'il faut suivre. En boutique, ça tient presque toujours en trente à quatre-vingts lignes — le plan gratuit de MonStock en gère 40.

Les quatre moments où le stock bouge sans qu'on le note

Le retour client. L'article revient en rayon, mais l'encaissement d'origine l'a déjà sorti. Sans entrée de correction, l'écart est permanent.
La casse et la démarque. Un pot ébréché, un emballage déchiré, un produit volé. Ce n'est pas une vente, mais c'est une sortie : notée, elle devient un chiffre exploitable en fin d'année ; ignorée, elle devient un mystère à l'inventaire.
Le prélèvement personnel. Un produit pris pour la vitrine, pour un échantillon, pour soi. C'est légitime et c'est fréquent — il suffit de l'enregistrer en sortie avec le bon motif.
La réception partielle. Le fournisseur livre huit des douze commandés. Si vous validez la commande en bloc, votre stock vaut quatre unités de trop pendant des semaines.

Ce qu'un logiciel change, et ce qu'il ne changera pas

Il change l'endroit où la saisie a lieu. Avec un tableur sur l'ordinateur de l'arrière-boutique, on note le soir ce qu'on se rappelle de la journée — c'est-à-dire peu. Avec une application sur le téléphone qu'on a déjà en poche, la sortie se pose au moment du geste, et le code-barres évite de chercher la ligne. C'est toute la différence entre un stock approximatif et un stock juste.

Il ne changera pas la discipline. Aucun logiciel ne saisit à votre place, et un outil abandonné au bout de trois semaines est pire qu'un cahier tenu : il donne des chiffres faux avec l'autorité d'un écran. Si vous savez d'avance que personne ne saisira les sorties, mieux vaut ne suivre que les réceptions et faire un inventaire mensuel — c'est moins ambitieux, et ça, ça se tient.

Un inventaire de boutique qui ne prend pas la journée

Découpez-le. Un magasin entier compté en une fois est un événement qu'on repousse ; une catégorie comptée chaque semaine est une habitude. Avec des catégories bien découpées, chaque tournée dure vingt minutes, se fait à l'ouverture avant les premiers clients, et l'ensemble du magasin passe en six semaines. Les écarts sont détectés pendant qu'ils sont encore explicables.

Comptez ce que vous voyez, pas ce que vous croyez avoir. L'erreur classique consiste à ouvrir la fiche, lire « 12 », regarder l'étagère et se dire « oui, ça doit être ça ». Le bon ordre est l'inverse : compter d'abord, saisir ensuite.

Et la valeur du stock ?

C'est le chiffre qu'on vous demandera deux fois par an : à la clôture comptable, et le jour où un sinistre vous obligera à justifier ce qu'il y avait dans le magasin. Il suppose un prix d'achat renseigné sur chaque fiche — c'est cinq minutes au moment de créer le produit, et c'est impossible à reconstituer après coup. Dans MonStock, la valeur se recalcule à chaque mouvement, et l'inventaire PDF valorisé la fige à une date.

Questions fréquentes

Faut-il suivre toutes les références du magasin ?

Non, et c'est même la première cause d'abandon. Commencez par les références chères, celles qui se vendent tous les jours et celles dont la rupture fait partir le client sans rien acheter. C'est presque toujours entre trente et cent lignes, sur un magasin qui en compte mille.

Le logiciel se connecte-t-il à ma caisse ?

Non. Les sorties se saisissent, ou s'importent depuis un export de caisse au format CSV. Pour un commerce dont la caisse gère déjà finement le stock, MonStock n'apporte rien ; il est utile quand la caisse ne suit que le chiffre d'affaires, ce qui est le cas de la plupart des petites caisses et de tous les terminaux de paiement seuls.

Comment gérer un stock réparti entre le rayon et la réserve ?

Le champ « emplacement » de la fiche produit accepte n'importe quel repère écrit à votre façon : « rayon 3 », « réserve haut », « cave ». Il n'y a en revanche qu'un seul compteur par produit : MonStock ne fait pas de stock par emplacement, et ne saura donc pas vous dire ce qu'il reste en rayon si la réserve est pleine.

Peut-on se partager le travail à plusieurs ?

Les identifiants d'un compte s'utilisent depuis plusieurs téléphones en même temps, ce qui permet d'inventorier à deux. Mais il n'y a pas de comptes séparés : les mouvements ne sont pas signés, et vous ne saurez pas qui a fait quoi.