Modèle de gestion de stock Excel, gratuit et sans inscription

La plupart des modèles de gestion de stock qui circulent sont des grilles vides : trois colonnes, aucune formule, et un total à faire à la main. Celui-ci fait le calcul. Vous saisissez ce qui entre et ce qui sort ; le stock restant, l'alerte de seuil et la valeur de la réserve se mettent à jour tout seuls.

Ce qu'il y a dans le classeur

Un mode d'emploi, puis trois feuilles de travail dont l'ordre compte : on décrit d'abord ce qu'on possède, ensuite ce qui bouge, et seulement à la fin on règle les seuils.

1. Produits — le catalogue

Une ligne par référence, sur 300 lignes prêtes à l'emploi. Les colonnes blanches se remplissent à la main (référence, nom, catégorie, unité, prix d'achat, stock initial, seuil) ; les colonnes bleues sont calculées et ne doivent pas être écrasées :

• Entrées et Sorties : la somme du journal pour cette référence ;
• Stock actuel : stock initial + entrées − sorties ;
• État : En stock, À commander en orange dès qu'on passe sous le seuil, Rupture en rouge à zéro ;
• Valeur du stock : quantité × prix d'achat, avec le total de la réserve affiché en haut de la feuille.

2. Mouvements — le journal

Une ligne par entrée et par sortie : date, référence, type, quantité, motif. Le type et le motif sont des listes déroulantes, ce qui n'est pas une coquetterie : une faute de frappe sur « Entrée » et le total de la feuille Produits ignore la ligne, sans rien signaler. C'est la panne la plus fréquente des suivis de stock maison.

3. Calcul des seuils

Quatre chiffres à saisir — sorties constatées, jours ouvrés de la période, délai du fournisseur, marge de sécurité — et la feuille rend la consommation moyenne par jour, le stock de sécurité et le seuil de réapprovisionnement à recopier dans la colonne Seuil.

Comment démarrer sans y passer la semaine

L'erreur classique consiste à vouloir inventorier tout le magasin avant de commencer. On abandonne au bout de deux soirées. La méthode qui tient est l'inverse : commencez par les références qui vous ont déjà mis en difficulté — celles que vous êtes allé chercher en urgence, celles dont la rupture fait partir un client, celles qui coûtent cher. C'est presque toujours entre trente et cent lignes, sur un catalogue qui en compte beaucoup plus.

Comptez-les physiquement, notez le résultat en stock initial, et à partir de là ne modifiez plus jamais cette colonne : tout passe par le journal. C'est cette discipline-là, et pas le choix de l'outil, qui fait la différence entre un stock juste et un fichier qu'on n'ose plus regarder.

Quand le tableur cesse de suffire

Autant le dire ici plutôt que de vous laisser le découvrir : ce classeur a trois limites, et aucune ne se contourne par une formule.

• Il ne prévient pas. La colonne État passe en orange, mais encore faut-il ouvrir le fichier pour le voir. Une rupture se découvre donc toujours trop tard.
• Il ne se remplit pas depuis la réserve. La saisie a lieu devant un ordinateur, le soir, de mémoire — c'est-à-dire partiellement.
• Il ne supporte pas deux personnes à la fois. Deux copies du fichier sur deux postes, et vous avez deux stocks différents dont aucun n'est le bon.

Le passage, si vous le faites un jour, ne vous fera pas tout resaisir : exportez la feuille Produits en CSV depuis votre tableur, et l'import de MonStock reconnaît ses colonnes telles quelles — référence, produit, catégorie, unité, prix d'achat, stock actuel et seuil. C'est vérifié en-tête par en-tête, pas supposé.

Si ces trois points ne vous concernent pas, le classeur suffira longtemps, et il n'y a aucune raison d'en changer. Les cinq moments précis où Excel cesse de suffire détaille le reste.

Questions fréquentes